COORDINATEUR GESTION DOCUMENTAIRE HSE ET DIGITALISATION H/F (H/F)

Informations

Description

Nous recrutons pour un de nos clients un :

Coordinateur Gestion Documentaire HSE et Digitalisation  H/F

Vos missions

Vous serez sous la responsabilité du Responsable HSE.

A l’aise avec les outils numériques pour assurer la gestion documentaire du personnel et participer à la digitalisation de nos processus administratifs et HSE.

L’objectif est de mettre en place un système efficace permettant de centraliser les documents du personnel, d’identifier les pièces manquantes, de suivre les échéances réglementaires et d’automatiser les contrôles et alertes.

Objectif du poste

Mettre en place et gérer un système documentaire performant permettant de centraliser les documents du personnel, d’identifier automatiquement les pièces manquantes, de suivre les échéances réglementaires et d’apporter un support administratif au service HSE.

Principales missions

Digitalisation et amélioration des processus

• Concevoir et mettre en place une solution de gestion documentaire adaptée à l’entreprise.
• Rechercher, comparer et proposer des outils permettant de centraliser les données et les documents.
• Développer des outils sous Excel et l’environnement Microsoft 365 (SharePoint, Lists, Power Automate, Copilot, etc.).
• Automatiser la détection des documents manquants et le suivi des échéances.
• Créer des tableaux de bord et indicateurs de suivi.
• Participer à l’intégration de l’intelligence artificielle dans les processus administratifs.

Gestion documentaire

• Collecter, enregistrer et archiver les documents du personnel.
• Contrôler la conformité des dossiers administratifs.
• Identifier les documents manquants et effectuer les relances nécessaires.
• Assurer le suivi des dates de validité des documents réglementaires (visites médicales, habilitations, CACES, permis, formations, etc.).
• Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.

Support HSE

• Assister le Responsable HSE dans certaines missions de terrain.
• Réaliser des vérifications périodiques des armoires à pharmacie.
• Contrôler la présence et l’état des EPI (Équipements de Protection Individuelle).
• Participer aux actions de prévention et aux audits internes.

Profil recherché

• Excellente maîtrise d’Excel, Word et PowerPoint.
• Bonne connaissance des outils Microsoft 365.
• Appétence pour les nouvelles technologies, l’automatisation et l’intelligence artificielle.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Capacité à analyser les besoins et à proposer des solutions d’amélioration.
• Une expérience en gestion documentaire, en environnement industriel ou dans le domaine HSE serait un plus.

Formation

• Bac +2 à Bac +3 dans les domaines administratifs, gestion, qualité, HSE ou digitalisation.
• Des connaissance en HSE est un plus.
• Une expérience dans la gestion documentaire ou la mise en place d’outils numériques sera particulièrement appréciée.

Salaire à définir suivant profil

Horaire lundi à jeudi 8h-12h 13h 17h vendredi 8h-12h.